谈谈律所办案卷宗规范整理的作用

张 群

十八届四中全会决定要加大司法公开的力度, 落实责任追究制度。司法体制不断完善给社会带来了全方位的深远影响。当今的社会要弘扬社会主义法治精神，化解矛盾、维护稳定，通过法治的途径，有效地解决各类冲突，平息各种争端。而律师作为社会中一个特殊的群体，是非公务员的法律工作者，其业务活动已经逐步融入到人们社会生活的各个领域。所办案件卷宗的基本情况正面、直观的反映现状。

　　卷宗不仅记录着当事人的诉与辩，法官的审与判的思辩过程，还承载者律师对当事人合法权益的保护和公平正义的法治理念的追求，成为卷宗材料的血与肉。卷宗整理是一项既辛苦又技术的劳动，需要我们认真对待并付以智慧才能做好。一本卷宗整理得好不好，检查的唯一标准就是要看卷宗是不是能够科学的反映案件全貌和办案思路，并做到让人一目了然的感觉。

整理卷宗，看似平常的事情却并不像想象的那般简单，在做之前还要需要一些时间去熟悉和掌握。卷宗的分类很仔细，有民事、刑事、行政、非诉讼、仲裁等，一些简单的案子，卷宗只有数页，而遇到复杂的案子，卷宗多达几百页，卷宗通常包括授权委托书、起诉书、证据材料、代理词、答辩状、判决书等，可以说是一个案件的完整记录和完全再现。装订次序排列就和办案流程紧密相关，也和相应的司法程序相对应。所以在整理的过程中应该格外认真和细心，并对案件从立案到审结的程序及流程有了一定程度上了解与掌握。

如果把案卷的整理归档仅仅当成一种装订技术，那就还没有真正理解案卷归档真正的意义所在。即使案卷本身蕴藏巨大的宝藏，还要通过的规范整理才能有效挖掘。卷宗整理首先要做好材料收集和检查工作，要把好审查关，即检查文书材料是否齐全。若发现材料不齐全、不完整，要及时补救，去掉多余的材料。其次是做好分类工作，即把材料分门别类的组织起来，收案审批材料，如审批表、决定书、受理案件通知书等；当事人提供的材料，如证据材料等；办案律师制作的材料，如起诉状、代理词、答辩状；其他材料，并做到类中有序和心里有数，可以避免材料的混乱和丢失，特别是在证据材料繁多，涉案当事人众多时，进行证据分类。虽然工作很繁琐，但是通过科学规范的分类，一方面方便调阅时查找、参考与借鉴，另一方面通过案件统计分析出一个律师事务所办理法律事务的全貌与特点。

笔者结合本所近三年来收案及结案情况发现，2012年与2013年每年民商事收案件为200件左右，结案率为75-80%左右，2014年猛增致450多件，结案率为50%。2012年与2013年每年刑事收案件为20件左右， 2014年增致40多件；非诉讼收案件为5件左右， 2014年为12件；行政收案件为2件， 2014年为9件。

从整理卷宗统计出来的数据可以看出，民事案件数呈现上升的态势。侵权纠纷、合同纠纷所占比例大，社会矛盾突出。涉及农民工案件、知识产权案件数较少。2014年所收460件案件中，涉及到刑附民1件，婚姻家庭46件，继承6件，合同纠纷211件，权属、侵权纠纷147件，其他民事纠纷28件。从而看出侵权纠纷、和合同类纠纷案件所占比例大，分别占收案总数的31%、45%。这两类案件与过去两年同期相比侵权纠纷类案件增加40%，合同类案件均增加50%，明显呈上升局势。而劳动争议、非诉讼案件案件数量相对较少。我所2014年劳动争议收案18件，涉及农民工案件6件，非诉案件12件，与一般的民事案件相比相对较少。从中也可以看出，劳动争议案件有其特殊性。

首先，体现在劳动者和用人单位在缔约上的平等性和履约上的管理性特点。随着国家劳动法制逐渐健全，用人单位逐渐规范管理，劳动者权利意识逐渐提高。多元化解决纠纷，工会、司法行政机关、劳动行政部门、仲裁机构、法院等各方面的力量充分发挥作用。

其次，各地为了有效预防拖欠农民工工资，维护其合法权益，相继制定出台了保证金制度。建设单位和施工单位按规定在银行专用账户存入农民工工资保证金，专用于拖欠农民工工资的支付。工资保证金制度的建立与实施，做到专款专用，充分发挥工资保证金对农民工工资按时足额支付的保障功能，切实维护农民工的合法权益，构建和谐稳定的劳动关系。

从纵向看，2012年至2014年非诉案件与劳动争议案分别为：劳动争议案2012年10件，2013年8件，2014年18件；涉及农民工案件：2012年3件，2013年3件，2014年6件；非诉案件：2012年3件，2013年6件，2015年12件。又有缓慢上升的趋势。

通过分析我所收结案情况，可以看出案件的发展趋势，可以发现人们法律观念的变化，为解决现实中纠纷问题提供真实可靠的借鉴。

从个案的卷宗整理统计分析中，可见卷宗整理的作用和意义所在。一方面，通过对案件数量的统计及同期对比分析，及时查明数据变动的原因。另一方面，对每一位律师的办案、归档情况进行统计，为今后律师工作提供一定的参考价值。
　 在案件统计上，采用“每月一小结、每季一总结”。在每个月月初即将上个月的案件数据情况进行简单的梳理统计上报，力求准确及时，避免遗漏。为事务所明确近期工作中心及采取措施应对代理案件过程中可能遇到的难题及不利因素提供了条件。同时也为事务所提供共享的信息资源，为日后代理同类案件提供借鉴，也便于上级司法机关及时掌握案件情况信息。

由此，笔者在整理卷宗中体会到，如果一个律师事务所卷宗归档质量低下，致使检查时被扣掉分数，与整理人员不专职不专心和制度不能到位有关。案件归档整理人员一般是临时来律所实习的大学生或短期聘用人员，管理上没有专门的岗位职责，囿于人的个体思维、学业水平和审美方面的差异，整理的卷宗自然良莠不齐、风格各异。要终结这种局面，一定要落实卷宗整理专职人员并加强其培训，对以往卷宗整理存在的问题进行系统纠正，提高案件归档整理人员的规范意识和工作水平。

与此同时，建立各种规章制度和工作流程，并有效落实制度。收结案件中，案件登记管理制度是律师事务所管理中非常重要的环节，尤其是要杜绝律师私收案、私收费现象。我所在收结案登记的每一个环节操作都非常规范。主要表现在以下几方面：（1）从收案的第一个环节开始，在收案登记表上详细填写案件的各项信息，除与案件有关情况外，还填写客户的有关信息和联系方式、收费金额等，月报表和年终填写统计报表时也无需向律师另行进行调查，行辅人员既可根据登记表作出详尽的统计数据。（2）坚持“一个案件一个编号一套文书”的原则。填写收案登记表后，由事务所行辅人员统一进行案件编号，加盖委托合同章，注明收案日期和收案号，该收案登记号码将成为该案件唯一的号码，律师办理该案件所需要的所有法律手续，包括委托代理协议、事务所公函等文书，均按该收案号码编号，事务所发出的任何一份公函或协议，均可根据收案号查出。（3）收案审批表与委托协议书、收费发票复印件和文书领用登记本共同构成一个完整的收案手续，缺一不可，有效控制法律文书的发放。（4）案件结案仍需登记。律师将办结的案件卷宗交回事务所，由行辅人员办理归档手续后，登录律师管理系统进行办结案件的归档。再通过案件归档、统计发现案件存在的不足，以便于下一步继续改进 。

*作者简介：张  群（1975-），女，安徽众佳律师事务所行政助理。

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