企 业 合 同 管 理 制 度 初 探
金 华
内容提要：市场经济环境之下，企业的规范化管理显得尤为重要。签订合同、履行合同是企业用于对外进行经济往来的主要手段，在这种情况之下，了解合同的特性、建立企业的合同管理制度就是提升企业管理效益、增强企业核心竞争力的重要方法。
关键词：合同的概念 合同管理 制度建设
现代市场经济的快速发展对企业管理制度提出了越来越高的要求。这其中，尤其是海量中国的企业，在市场经济的大潮当中，为适应全球化经济、市场化经济的要求，越来越多的企业在或多或少付出了“经济学费”之后，更加清醒的意识到一个规范化高速运作的企业，制度的管理是多么的重要。当然，在一个现代化的企业当中，制度的建设是有着非常丰富的内涵的。如企业的法人结构治理制度、劳动用工劳务用工管理制度、财务制度等等。本文着重要探讨的是企业的合同管理制度，作为一名有着近二十年律师实务经验的律师，本人力图通过接触的大量企业过往的经验教训以及所办理的大量合同案例所展现出的合同管理制度建设的亮点，谈一些自身粗浅的认识，以达到抛砖引玉的功效。
一、合同的概念、形式及种类。
说道合同管理制度的建设，首先必须对合同有一些深入的了解。
（一）合同的概念和特征。
我国1999年3月15日公布，10月1日实施的《中华人民共和国合同法》中对合同的定义是“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”通过合同这一法定概念，我们可以看出合同应具备的法律特征至少有两个。首先，合同是一种民事法律行为。《中华人民共和国民法通则》第54条规定：“民事法律行为是公民或者法人设立、变更、终止民事权利和民事义务的合法行为。”合同的这种民事法律行为，在主体方面要求有两个或两个以上的当事人，在意思表示方面要求当事人的意思表示一致。 其次，合同以设立、变更、终止民事权利义务为目的。所谓设立，是指当事人订立合同以形成某种法律关系；所谓变更，是指当事人协商一致以使原有的合同关系在内容上发生变化；所谓终止，是指当事人协商一致以消灭原法律关系。
（二）合同的种类。
《中华人民共和国合同法》把合同分为十五类：分别为：
（1)买卖合同。指出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。
（2）供用电、水、气、热力合同。供用电合同是供电人向用电人供电，用电人支付电费的合同。供用水、供用气、供用热力合同，则参照供用电合同的有关规定。
（3）赠与合同。指赠与人将自己的财产无偿给予受赠人，受赠人表示接受与赠与的合同。
（4）借款合同。指借款人向贷款人借款，到期返还借款并支付利息的合同。
（5）租赁合同。指出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。
（6）融资租赁合同。指出租人根据承租人对出卖人、租赁物的选择，向出卖人购买租赁物，提供给承租人使用，承租人支付租金的合同。
（7）承揽合同。指承揽人按照定作人的要求完成工作，交付工作成果，定作人给付报酬的合同。
（8）建筑施工合同。指承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。
（9）运输合同。指承运人将旅客或者货物从起运地点运输到约定地点，旅客、托运人或者收货人支付票款或者运输费的合同。
（10）技术合同。指当事人就技术开发、转让、咨询或者服务订立的确立相互之间权利和义务的合同。
（11)保管合同。指保管人保管寄存人交付的保管物，并返还该物的合同。
（12）仓储合同。指保管人储存存货人交付的仓储物，存货人支付仓储费的合同。
（13）委托合同。指委托人和受托人约定，由受托人处理委托人事务的合同。
(14）行纪合同。指行纪人以自己的名义为委托人从事贸易活动，委托人支付报酬的合同。
（15）居间合同。指居间人向委托人报告订立合同的机会或者提供订立合同的媒介服务，委托人支付报酬的合同。由于经济的快速发展，在合同法实施后至今近13年的时间里，在经济生活中可能还出现了一些并不在上述十五类合同范围之类的其他合同，如电信服务合同、合作经营合同等等，但不论是否属于合同法规定的种类之内，这些合同都具备合同的特定法律特征，都应受《中华人民共和国合同法》的规范与调整。
（三）合同的形式。
在传统意义上，绝大多数企业所理解的合同指的是书面的合同书。但我国《合同法》对于合同的形式采取的是开放式的立法，《合同法》中规定的合同形式有书面形式、口头形式和其他形式三种，其中传统意义上的合同书仅是合同书面形式的一种表现形式，除合同书之外，合同的书面形式还包括信件、数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。合同形式的多样化表明在立法上对合同（契约）的订立采取了极为灵活的方式，其主要意义在于促进交易的活跃性。但从保证交易的稳定性的角度来说，我还是建议在日常经济往来过程中尽量采用书面形式，以便于企业对合同进行有效的规范管理。
二、企业合同管理制度的内容。
在对合同有了一个基本了解之后，我们再来谈谈合同管理的内容。
根据对数十家企业业已建立的合同管理制度的比较以及对各合同管理制度运行效果的比对，我个人认为，合同管理制度的基本内容应当包含以下几个阶段：
（一）签约前审查阶段。
签约前审查在我们律师操作的情况下又称尽职调查。即对即将签约的合同相对方进行必要的调查了解，以尽可能多地知悉签约对象的各种情况，从而降低签约的风险，并提高履约的可能性。市场经济的大潮所带来的固然有各种新型的经济模式、经济理念、经济发展机遇，但也随之带来了一些渣滓。从网络、各类媒体乃至我们身边，我们看到了太多的利用合同进行诈骗、各类恶意欠款等不和谐的现象，很多企业因此而遭受了巨额的经济损失。为有效防止该类现象的发生，签约前进行审查就显得尤为重要。目前签约前审查的主要内容包括：（1）企业的基本信息。如注册资金、股东出资情况、经营范围、对特殊类行业的经营资质、工商年检情况等等，这些信息的一个可靠来源就是工商登记机关，通过工商机关对企业进行查询或是调档，就可以比较清晰地了解企业的基本状况。（2）企业的资信状况。企业良好的资信状况是其履约的可靠保证，因此，在签约之前，有必要对其资信状况进行了解。资信状况主要是了解签约企业的资产规模及资产负债率、企业近年来的盈利状况、在金融机构贷款的数额及还款情况、签约企业对其客户以往履约的信用情况等等。（3）企业的重大涉案涉诉情况。企业对外发生的一些重大的诉讼或是案件，有时能直接影响到企业的财产状况、信用状况、经营状况等等，如在签约前就能够了解到相关信息，无疑会帮助企业对于签约、履约做出正确的判断。
（二）合同内容的确定阶段。
确定合同的内容也就是进入合同条款的商谈阶段。《合同法》在总则部分规定了各类合同一般必备的八个条款，分别是当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方式实践中我一般将此划分为商务条款商谈和技术条款商谈。所谓商务条款，主要指的是确定合同的标的、数量、质量、价款或报酬、合同期限、履行方式和地点。这些条款主要是由企业经办合同的部门或是人员负责洽谈，具体内容的确定根据业务的具体要求而定。所谓技术条款，主要指的是合同的违约责任、解决争议的方式等条款。这些技术条款目前往往在签约时被忽视，但从一名法律工作者的角度，这些条款对于合同纠纷的处理至关重要。违约责任条款主要是约定违约的情形以及相对应的违约金的数额或违约金的计算方式，在日常经营中，企业因违约而遭受的损失往往难于举证证明，有了违约责任条款，在出现违约情形时，守约方只需证明违约事实的存在，就可以依据该条款直接主张违约金，可以较好地维护守约方的合法权益。解决争议的方式条款主要是明确在出现合同纠纷时，通过什么样的机构和途经来解决该纠纷。鉴于目前我国的司法环境并不理想，同样的纠纷在不同的司法机构解决，甚至会出现不同的结果，这样在合同中约定何种解决方式或是司法管辖地就显得较为重要，设置一个好的解决争议的方式，往往可以降低解决成本，提高解决的效果。作为律师，在审查合同条款时，当然会争取对委托方有里的条款，但同时，也应看到，合同条款的设置在实际生产经营中，是由市场的供求关系来决定的，大量合同条款的设置是由市场经济中的强势一方来决定的。我认为要想设置真正一份好的合同条款，不是单纯维护一方的利益或是从一方的角度来看，而应当是合同双方利益均衡，能够得到合同双方积极有效履行并为双方均能带来期待利益的合同才是好合同。
（三）合同签约前的综合审查阶段。
在合同内容经过商谈基本确定之后，在正式签约之前，还应
通过企业内部各相关部门的会审，这个阶段我称之为签约前综合审查阶段。一份合同的履行往往会牵动企业多个部门的参与，如业务部门、财务部门、行政部门等等，经过一个综合审查过程，就是要让合同相关各部门从各自部门的职责和合同实际操作的角度对合同的内容进行进一步的审核，提出各自的修改意见，以防止高风险条款的设立，从而最终促进交易的达成。在一个成熟的或规范的企业当中，往往为此专门指定了合同审查制度。这其中有两点需要特别说明一下：一是在这个阶段律师或是法律顾问的参与。因为在这个阶段之后合同就会正式签订，因此，律师或法律顾问有必要对合同的条款、措辞等等从法律专业角度进行全面的把关，以保障合同的合法性、有效性、严密性，降低合同的风险。在实际操作中，律师或是法律顾问的介入往往是在合同相关部门包括企业分管副总审查之后，企业法定代表人签字确认之前。二是企业的法定代表人或是授权签约人应是综合审查阶段的最后一道关卡，其主要是衡量合同的签订给企业经营带来的总体影响。在经过合同签约前的综合审查之后所形成的正式合同文本即可由法定代表人签字并加盖公章，履行正常的签约手续了。
（四）合同履行中的跟踪监督阶段。
合同的签订是为了保证交易得以完成，因此，合同的履行是
企业最为关注的核心部分。我认为为保证合同的正确履行，企业应当首先建立起较为完善的合同档案管理制度，将合同依据种类或是客户进行归档管理，因履行合同双方另行签订的补充协议、来往传真、电邮、发货单、发票签收单、工作量签证等等证实双方实际履行过程的文件均应归入档案中进行统一集中管理。同时，企业相关部门的业务人员应当全过程跟踪整个合同的履行过程，对合同履行过程中出现的诸如数量、质量、交期、付款等等问题应当及时弄清楚情况，查明出现问题的原因及应对方法，及时与对方进行协商处理，并应及时将相关情况向企业领导汇报。对于协商处理过程中涉及到合同的变更、解除、补充等等事项，均应以书面形式予以确定。跟踪监督阶段的基本任务主要有两个，一个是保障合同的适当履行，促进交易的完成；一个是完整记录合同履行的全过程，为正确判定可能出现的合同纠纷的原因提供重要参考。
（五）合同纠纷的处理阶段。
在企业的日常经营中，虽然大部分的合同均得到了适当的履行，但总难免会有一小部分合同在履行中出现纠纷，正确处理合同纠纷是企业维权的重要手段，也是企业在发展壮大过程中不可缺少的一个环节。正常处理合同纠纷有三个途径：一是企业合同经办人员、部门经理、分管副总乃至法定代表人与对方相应人员的协商解决途径。合同是双方当事人经过充分协商所达成的契约，在履行合同中出现纠纷，协商解决当然是一个非常常用而且有效的途径，通过双方的协商，如果妥善处理了一个纠纷，有时候反而会加深双方的了解，提升双方的合作深度。二是通过企业法律顾问或是律师发送法律意见书。在纠纷不能通过协商达成一致意见的情况下，往往由专业的律师或法律顾问就该起纠纷的事实根据和法律依据进行书面阐述，并提出法律上的纠纷处理意见及告知可能的法律处理途径。实践中很多企业在收到法律意见书后往往会比较重视，有的派人来进行进一步的商谈，有的会按照纠纷处理的法律意见来履行。三是通过法院诉讼或仲裁委员会仲裁解决。该种途径往往是在纠纷协商不成，对法律意见书也置之不理的情况下采用。上述三个途径是目前绝大多数企业所采用的解决合同纠纷的方式，在实践中，根据纠纷产生的原因、后果的严重程度及对方的资信状况的变化等因素，也有直接采用诉讼或仲裁途径解决纠纷的情形。
三、结束语。
原来在我国企业界有这样一个口号，即“质量是企业的生命”。实际上，企业正是通过一份又一份的合同来开展自身的生产经营活动，合同条款的严谨与否、合同履行的适当与否、合同纠纷处理的妥当与否与企业自身的发展均息息相关。作为一名律师，在为企业提供法律服务的同时，我们更看重企业关于合同管理的制度建设，因为只有规范的制度才能保障合同的有序签订和履行，才能保障企业走上可持续发展的道路，这恐怕也是本文所讨论内容的意义所在。
作者：金华，男，安徽众佳律师事务所副主任，律师。
